For English see below
Algemene Voorwaarden Wild Trails – Seizoen 2025
2025 wordt beschouwd als het pilotjaar voor Wild Trails. Tijdens dit jaar zullen bepaalde reizen, activiteiten en diensten voor het eerst worden uitgevoerd en beoordeeld. Deelnemers worden uitgenodigd om actief deel te nemen aan dit proces door hun ervaringen en suggesties te delen, wat zal bijdragen aan de optimalisatie van onze reiservaringen. Houd er rekening mee dat, hoewel wij streven naar een hoge kwaliteit en tevredenheid, er tijdens dit pilotjaar aanpassingen en wijzigingen kunnen plaatsvinden die bedoeld zijn om onze dienstverlening te verbeteren.1. Definities
Wild Trails: Wild Trails, de reisorganisatie die, in de uitoefening van haar bedrijf, op eigen naam aan het publiek of aan een groep personen van tevoren georganiseerde, avontuurlijke reizen aanbiedt, gevestigd te Tbilisi, Georgië.
Deelnemer: Degene die de reis heeft geboekt bij Wild Trails, degene ten behoeve van wie een reis is geboekt of degene die in de plaats is gekomen van een eerdere deelnemer.
Aanmelder: Degene die de reis geboekt heeft bij Wild Trails namens meerdere deelnemers.
Reis: Een door Wild Trails aangeboden, van tevoren georganiseerde reis, die ten minste bestaat uit een overnachting of een periode van meer dan 24 uur, alsmede minstens twee van de volgende onderdelen: gids, vervoer, verblijf, en een andere niet met vervoer of verblijf verband houdende dienst die een significant onderdeel van de reis uitmaakt.
Reisovereenkomst: De tussen Wild Trails en de deelnemer overeengekomen verbintenis, waarbij Wild Trails zich tegenover de deelnemer verbindt tot het verschaffen van een door haar aangeboden reis.
Werkdagen: De dagen maandag tot en met vrijdag, uitgezonderd erkende Nederlandse feestdagen.
2. Algemene voorwaarden
Deze algemene voorwaarden gelden voor iedere deelnemer aan de reizen van Wild Trails. Iedere deelnemer dient bij boeking akkoord te gaan met deze algemene voorwaarden. Afwijking van deze algemene voorwaarden kan uitsluitend geschieden middels schriftelijke bevestiging van Wild Trails.
3. Totstandkoming en nakomen
3.1. De reisovereenkomst komt tot stand door aanvaarding door de deelnemer van het aanbod van Wild Trails. Na totstandkoming van de overeenkomst ontvangt de deelnemer per e-mail een bevestiging van de totstandkoming van de overeenkomst, eventueel in de vorm van een factuur.
3.2. De boeking die door de deelnemer via e-mail, internet of telefonisch wordt gedaan is bindend. De zogenoemde 'afkoelingsperiode', die in de Wet koop op afstand wordt genoemd, is niet van toepassing op pakketreizen.
3.3. De deelnemer verstrekt Wild Trails voor of uiterlijk bij het sluiten van de reisovereenkomst alle gegevens omtrent hemzelf en de door hem aangemelde deelnemers die van belang kunnen zijn voor het sluiten of de uitvoering van de overeenkomst. De deelnemer vermeldt tevens bijzonderheden omtrent de hoedanigheid of de samenstelling van de door hem aangemelde groep deelnemers die van belang kunnen zijn voor de goede uitvoering van de reis door Wild Trails. Indien hij in deze informatieplicht tekortschiet en dit tot gevolg heeft dat deze deelnemer(s) door Wild Trails van (verdere) deelname van de reis overeenkomstig het bepaalde in artikel 18 wordt (worden) uitgesloten, worden de in artikel 18 bedoelde kosten aan hem in rekening gebracht. Na terugkomst van de reis kan de deelnemer het verzoek indienen bij Wild Trails om de identiteitsgegevens van deelnemer uit de administratie te verwijderen.
3.4. Wild Trails gaat ervan uit dat de deelnemer voldoende in staat is om aan de reis/het programma deel te nemen. Deelnemer is hiervoor zelf verantwoordelijk en deelname geschiedt geheel en alleen op verantwoordelijkheid van de deelnemer. Door boeking van de reis bevestigt de deelnemer dat noch deze, noch iemand anders van het reisgezelschap lijdt aan een vooraf bestaande medische toestand of beperking, die de deelnemer(s) voorkomen of beperken in het uitvoeren van de reis. Wild Trails verzoekt de deelnemer minstens 14 dagen voor vertrekdatum melding te maken van eventuele, na de boeking ontstane, fysieke of mentale beperkingen die een invloed kunnen hebben op de geboekte reis.
3.5. Het volledige reisgezelschap dient de meerderjarige leeftijd van achttien jaar te hebben bereikt. Indien er minderjarigen in zijn reisgezelschap meereizen zonder aanwezigheid van hun ouders of legale voogd, dienen deze minderjarige deelnemers in het bezit te zijn van de benodigde documenten, tevens van een verklaring dat Wild Trails niet verantwoordelijk is voor incidenten of gedragingen toe te rekenen aan de minderjarige. Minderjarigen die meereizen in aanwezigheid van hun ouders of legale voogd, reizen mee onder de volledige verantwoordelijkheid van hun ouders of legale voogd.
3.6. Degene die namens of ten behoeve van een ander een reisovereenkomst aangaat (de aanmelder), is hoofdelijk aansprakelijk voor alle verplichtingen die uit de overeenkomst voortvloeien.
3.7. Alle verkeer (ook het betalingsverkeer) tussen de deelnemer(s) enerzijds en de reisorganisatie anderzijds verloopt uitsluitend via de aanmelder. De (andere) deelnemer(s) is (zijn) voor zijn (hun) eigen deel aansprakelijk.
3.8. Indien de overeengekomen reis is opgenomen in een publicatie van Wild Trails maken de hierin opgenomen gegevens mede deel uit van de overeenkomst.
3.9. Kennelijke fouten en kennelijke vergissingen binden Wild Trails niet. Dergelijke fouten en vergissingen zijn fouten en vergissingen die – vanuit het perspectief van de gemiddelde deelnemer – op het eerste gezicht als zodanig kenbaar zijn of zouden moeten zijn.
3.10. Indien, bij reizen waarbij vervoer is inbegrepen, de reis- en verblijfsduur in de publicatie is vermeld in dagen, worden de dagen van vertrek en aankomst, ongeacht de vertrek- en aankomsttijd, als gehele dagen meegeteld. Dit kan er in sommige gevallen toe leiden dat het feitelijk verblijf op de bestemming minder dagen telt dan in de publicatie vermeld.
3.11. Wild Trails draagt geen verantwoordelijkheid voor algemene informatie in foto's, folders, advertenties, websites en andere informatiedragers, voor zover onder verantwoordelijkheid van derden opgesteld of uitgegeven.
3.12. Wild Trails behoudt zich het recht voor om een reis te annuleren indien niet het minimum aantal deelnemers is bereikt dat noodzakelijk is voor de economische haalbaarheid van de reis. Dit aantal wordt voor elke specifieke reis vastgesteld en gecommuniceerd bij de reisbeschrijvingen op onze website. Indien een reis wordt geannuleerd vanwege het niet bereiken van het minimum aantal deelnemers, zal Wild Trails de deelnemer hierover uiterlijk 21 dagen voor de geplande vertrekdatum informeren. De deelnemer heeft dan de keuze om de reis om te boeken naar een andere datum of reis, of om de volledige reissom terug te ontvangen.
4. Correspondentie
Alle correspondentie tussen Wild Trails en de deelnemer, zoals boekingsbevestiging, reisbescheiden, etc. geschiedt per e-mail op het door de deelnemer bij boeking opgegeven e-mailadres. De deelnemer is volledig verantwoordelijk voor het zorgdragen voor ontvangst van e-mail door het juist instellen van eventuele spamfilters. De deelnemer kan zich nimmer beroepen op niet ontvangen e-mail wanneer Wild Trails kan aantonen dat deze wel is verstuurd.
5. Activiteiten
5.1. Wanneer Wild Trails een in de prijs opgenomen activiteit of ander element uit het reisprogramma niet kan leveren, zal hiervoor een vergelijkbaar alternatief worden aangeboden. Uitzondering hierop vormen activiteiten die geannuleerd moeten worden wegens een veranderde veiligheidssituatie, slechte weersomstandigheden of bij calamiteiten zoals aardbevingen, overstromingen, terroristische acties, etc.
5.2. De deelnemer is er geheel zelf verantwoordelijk voor steeds tijdig op de vooraf aangegeven tijden aanwezig te zijn voor deelname aan een activiteit. Het eventueel mislopen van of niet kunnen deelnemen aan een activiteit door te laat aanwezig zijn van de deelnemer is nimmer reden tot restitutie.
5.3. Niet door Wild Trails georganiseerde activiteiten vallen onder geen enkele verantwoordelijkheid en aansprakelijkheid van Wild Trails.
· 5.4. Risicowaarschuwing: Deelnemers moeten zich bewust zijn van en akkoord gaan met de inherente risico's verbonden aan de avontuurlijke activiteiten die deel uitmaken van onze reizen, waaronder maar niet beperkt tot wandelen, kamperen, en off-road rijden. Deze activiteiten kunnen blootstelling inhouden aan potentieel gevaarlijke situaties die ernstig letsel kunnen veroorzaken. Wild Trails zal alle nodige informatie en training verstrekken om deze risico's te minimaliseren, maar een inherent risico blijft bestaan.
6. Prijs en reissom
6.1. Alle genoemde bedragen in publicaties gelden per persoon en zijn inclusief BTW, tenzij nadrukkelijk anders staat aangegeven. Wat in de prijs is inbegrepen, staat uitdrukkelijk per reis vermeld.
6.2. De gepubliceerde prijs is gebaseerd op de prijzen, wisselkoersen, heffingen en belastingen, zoals deze bij Wild Trails bekend waren ten tijde van de publicatie.
6.3. In geval van verhoging van verschuldigde belasting of heffingen en/of extreme verhoging van vervoerskosten kan Wild Trails na boeking de reissom verhogen tot uiterlijk 20 dagen voor vertrek.
6.4. De deelnemer heeft het recht een verhoging van de reissom als omschreven hierboven af te wijzen. De deelnemer dient daarvoor binnen 3 werkdagen na de oplegging van de verhoging dit kenbaar te maken aan Wild Trails. Wild Trails heeft in dat geval het recht de reis te annuleren voor de betreffende deelnemer. Alle reeds gedane betalingen worden daarbij terstond gerestitueerd.
6.5. Wanneer de deelnemer niet binnen 3 werkdagen reageert op de verhoging zal deze als voor akkoord worden beschouwd.
6.6.
Voor elke reis zal specifiek worden aangegeven wat de reissom wel en niet omvat. Dit omvat, maarisniet beperkt tot, vervoer, accommodatie, maaltijden, gidsdiensten, en entreegelden voor parkenofattracties. Extra's zoals persoonlijke uitgaven, fooien, en optionele activiteiten zijn over het algemeen niet inbegrepen, tenzij anders vermeld.
7. Onderkomen
7.1. De deelnemer verblijft in de accommodatie(s) of op de kampeerplek(ken) zoals beschreven in de reisomschrijving. De reisomschrijving is te vinden op de website van Wild Trails.
7.2. De deelnemer is verplicht zich tijdens zijn verblijf te houden aan alle regels die gelden in de accommodatie en/of kampeerplek. Deze regels worden bij de accommodatie en/of kampeerplek medegedeeld door Wild Trails.
7.3. Door onvoorziene omstandigheden is het mogelijk dat de aangeboden accommodatie niet beschikbaar is. Er zal dan worden uitgeweken naar een vergelijkbare accommodatie. Alle extra kosten die hieruit voortvloeien zijn voor rekening van Wild Trails.
· 7.4. De accommodaties variëren van hotels, guesthouses tot campings en hutten, afhankelijk van de reisroute. Sommige locaties kunnen basale voorzieningen bieden die verschillen van wat in stedelijke gebieden wordt verwacht. Wild Trails zorgt ervoor dat alle verblijfplaatsen voldoen aan lokale veiligheidsnormen.8. Betaling
8.1. De aanbetaling voor de reis bedraagt €500 per persoon. Dit bedrag dient direct na ontvangst van de boekingsbevestiging, doch uiterlijk binnen 5 werkdagen, door Wild Trails te zijn ontvangen. De aanbetaling is bedoeld om je plek te bevestigen.
8.2. De prijs per persoon varieert afhankelijk van de groepsgrootte, afhankelijk van de trail. Het restantbedrag van de reissom wordt bepaald op basis van de uiteindelijke groepsgrootte en dient uiterlijk 6 weken voor aanvang van de reis in het bezit van Wild Trails te zijn.
8.3. Bij aanmelding binnen 6 weken voor aanvang van de reis dient de volledige reissom direct in één keer te worden voldaan, binnen 48 uur na boeking.
8.4. Groepskortingen zijn mogelijk bij grotere groepen. Neem contact op voor een offerte op maat.
8.5. De deelnemer is volledig verantwoordelijk voor het tijdig overmaken van de reissom aan Wild Trails. Bij niet tijdige ontvangst van de aanbetaling en/of restantbetaling is de deelnemer in verzuim. Wild Trails zal een betalingsherinnering sturen. Indien betaling uitblijft binnen 48 uur na de herinnering, wordt de reisovereenkomst geannuleerd. In dat geval brengt Wild Trails annuleringskosten in rekening conform de annuleringsvoorwaarden.
9. Ter Plaatse geboekte extra’s
Alle niet in de prijs opgenomen ter plaatse geboekte extra’s, zoals extra voedsel, alsmede andere persoonlijke uitgaven die in de accommodatie worden gedaan door de deelnemer, dienen ter plaatse te worden afgerekend. Betaling achteraf is niet mogelijk.
10. Reisdocumenten
10.1. Iedere deelnemer dient in het bezit te zijn van een geldig paspoort. Uw paspoort dient bij terugkomst in België, Nederland, of een ander land van herkomst nog 3 of in sommige gevallen 6 maanden geldig te zijn.
10.2. Iedere deelnemer is zelf verantwoordelijk voor het voldoen aan de in het land van bestemming geldende voorschriften, zoals visum, inentingsbewijzen of rijbewijs. De in het land van bestemming geldende voorschriften worden door Wild Trails medegedeeld bij bevestiging van de boeking. Wanneer niet aan deze verplichting wordt voldaan, zijn de eventuele gevolgen daarvan volledig voor rekening van de deelnemer.
10.3. De deelnemer is geheel zelf verantwoordelijk voor het beschikken over de juiste reisdocumenten.
11. Verzekering
11.1. Elke deelnemer is zelf verantwoordelijk voor het afsluiten van een reis – en/of annuleringsverzekering.
11.2. De deelnemer is volledig verantwoordelijk voor het controleren van de dekking van zijn verzekeringen.
11.3. Alle kosten die voortvloeien uit het ontbreken van een reis- en annuleringsverzekering komen volledig voor rekening van de deelnemer.
· 11.4. Wij raden ten sterkste aan om een specifieke avontuurlijke activiteitenverzekering af te sluiten die dekking biedt voor medische evacuatie en hoge medische kosten in afgelegen gebieden. 12. Reisbescheiden
Uiterlijk 15 dagen voor vertrek ontvangt de deelnemer alle benodigde reisinformatie. Wanneer voor meerdere personen is geboekt, worden de reisinformatie naar de aanmelder gestuurd. Wanneer wordt geboekt binnen 15 dagen voor vertrek, dan ontvangt de deelnemer en/of aanmelder alle reisinformatie per e-mail zodra de betaling van de volledige reissom is ontvangen door Wild Trails. Wanneer de betaling dusdanig laat door Wild Trails wordt ontvangen waardoor tijdig versturen van de reisbescheiden niet meer mogelijk is, zijn alle hieruit voortvloeiende gevolgen voor rekening van de deelnemer.
13. Annulering en omboeking door deelnemer
13.1. Het annuleren van een reis kan uitsluitend per e-mail geschieden, waarbij datum e-mail geldt als annuleringsdatum. Andere vormen van annulering worden niet geaccepteerd. Wild Trails bevestigt de annulering van de deelnemer binnen 48 uur, anders kan de deelnemer ervan uitgaan dat de annulering niet door Wild Trails is ontvangen.
13.2. De deelnemer is geheel verantwoordelijk voor het juist ontvangen van de annulering door Wild Trails. Wanneer Wild Trails de annulering per e-mail niet heeft ontvangen, kan Wild Trails niets verweten worden.
13.3. Na het maken van de boeking is kosteloos annuleren niet meer mogelijk. De annuleringskosten zijn afhankelijk van het tijdstip van annulering. Deze annuleringskosten bedragen: Bij annulering tot 12 weken voor aanvang van de reis: 25% van de reissom of de geldende minimum aanbetaling; Bij annulering tot 8 weken voor aanvang van de reis: 50% van de reissom; Bij annulering tot 4 weken voor aanvang van de reis: 75% van de reissom; Vanaf 28 dagen tot de dag van vertrek: 100% van de reissom.
13.4. Omboeken naar een andere reis is uitsluitend mogelijk in overleg met Wild Trails. De extra kosten van wijzigen worden hierbij doorberekend, alsmede een eventueel verschil in de prijs, ingeval deze hoger is dan de oorspronkelijke boeking.
· 13.5. In geval van annulering wegens ziekte of persoonlijke noodsituaties, kan de deelnemer verzoeken om de boeking over te dragen aan een andere persoon, zoals beschreven in artikel 15 (Indeplaatsstelling), of een gedeeltelijke terugbetaling ontvangen, afhankelijk van de mogelijkheid om de vrijgekomen plaats opnieuw te vullen.14. Overmacht
14.1. Wild Trails is in het geval van overmacht niet gehouden tot vergoeding van de daaruit voortvloeiende kosten. Dit geldt zowel voor overmacht die plaatsvindt vóór aanvang van de reis (waardoor de reis niet kan doorgaan) als voor overmacht die zich voordoet tijdens de reis (waardoor het reisprogramma moet worden aangepast of onderbroken). Wild Trails zal zich inspannen om in dergelijke situaties een passende oplossing te bieden, maar kan niet garanderen dat er een alternatieve regeling mogelijk is
14.2. Onder overmacht wordt verstaan: onvoorzienbare omstandigheden die onafhankelijk zijn van de wil van degene die zich erop beroept en waarvan de gevolgen ondanks alle voorzorgsmaatregelen niet konden worden vermeden. Dit omvat in ieder geval: stakingen, verkeersopstoppingen, weersomstandigheden, technische mankementen, (dreiging van) terrorisme, politieke onrust, gewapende conflicten, burgerlijke onrust, oproer, demonstraties, natuurrampen, epidemieën en pandemieën, en andere omstandigheden die een veilige uitvoering van de reis in gevaar kunnen brengen.
14.3. Indien een reis wordt beïnvloed door overmacht, zal Wild Trails zich maximaal inspannen om een redelijke oplossing te vinden. Dit kan onder meer inhouden: het aanpassen van de reisroute, het aanbieden van een alternatieve vertrekdatum of andere passende maatregelen. Indien Wild Trails geen redelijk alternatief kan aanbieden, heeft de deelnemer recht op volledige terugbetaling van de reeds betaalde reissom. Dit geldt echter niet voor kosten die buiten het reisarrangement vallen, zoals vliegtickets, verzekeringen en persoonlijke uitgaven, die volledig voor rekening van de deelnemer blijven.
Eventuele extra kosten die ontstaan door overmacht, zoals alternatieve vervoerskosten, extra accommodaties of persoonlijke uitgaven, zijn voor rekening van de deelnemer. Zie Artikel 17.6 voor een volledige uitleg over kostenverantwoordelijkheid bij overmacht.
15. Indeplaatsstelling
15.1. Tijdig voor de aanvang van de reis kan de deelnemer zich laten vervangen door een ander. Daarvoor gelden de volgende voorwaarden: 1) de ander voldoet aan alle aan de overeenkomst verbonden voorwaarden; 2) het verzoek wordt uiterlijk 7 werkdagen voor vertrek ingediend, dan wel zo tijdig dat de benodigde handelingen en formaliteiten nog kunnen worden verricht; en 3) de voorwaarden van de bij de uitvoering betrokken dienstverleners verzetten zich niet tegen deze indeplaatsstelling.
15.2. De aanmelder, de deelnemer en degene die hem vervangt, zijn hoofdelijk aansprakelijk tegenover Wild Trails voor de betaling van het nog verschuldigde gedeelte van de reissom en eventueel extra kosten veroorzaakt door de vervanging.
16. Wijziging door Wild Trails
16.1. Wild Trails behoudt zich het recht voor op een wezenlijk punt de reisovereenkomst te wijzigen als daartoe gewichtige omstandigheden bestaan. Deze omstandigheden zullen de deelnemer worden meegedeeld.
16.2. Indien door die wijziging de deelnemer de reis wil annuleren kan dat kosteloos geschieden. De deelnemer dient hiervoor binnen 3 werkdagen na ontvangst van de wijziging de annulering door te geven aan Wild Trails.
16.3. Wanneer de deelnemer niet binnen 3 werkdagen reageert, beschouwt Wild Trails de wijziging als voor akkoord.
16.4. Wild Trails behoudt zich het recht voor ook verder onbeduidend de reisovereenkomst te wijzigen. Deze omstandigheden zullen de deelnemer worden meegedeeld.
16.5. Oorzaken als omschreven in artikel 5 vallen buiten deze wijziging.
· 16.6. Wild Trails behoudt zich het recht voor om reisroutes aan te passen als reactie op onvoorziene omstandigheden of kansen die de reiservaring kunnen verrijken. Dergelijke aanpassingen worden gemaakt met de belangen van de deelnemers in gedachten en zullen niet leiden tot een vermindering van de kwaliteit of waarde van de reis.17. Aansprakelijkheid van Wild Trails
17.1. Verantwoordelijkheid voor de uitvoering van de reis
Wild Trails is verantwoordelijk voor de correcte uitvoering van de reisovereenkomst, zoals afgesproken met de deelnemer.
Wild Trails heeft de plicht om de reis zorgvuldig te organiseren en uit te voeren, maar kan niet garanderen dat er geen onvoorziene omstandigheden optreden.
17.2. Beperking van aansprakelijkheid
Wild Trails is niet aansprakelijk voor schade of verlies als gevolg van:
Handelingen of nalatigheden van de deelnemer, zoals het niet opvolgen van instructies, risicovol gedrag of het onvoldoende voorbereiden op de reis.
Handelingen of nalatigheden van derden die niet direct betrokken zijn bij de uitvoering van de reisovereenkomst.
Onvoorziene of onvermijdelijke omstandigheden, zoals:
Extreme weersomstandigheden, natuurrampen of overmachtssituaties.
Politieke onrust, stakingen of beslissingen van overheidsinstanties.
Mechanische pech of andere technische problemen met vervoersmiddelen die buiten de controle van Wild Trails vallen.
17.3. Maximale schadevergoeding
Indien Wild Trails aansprakelijk wordt gesteld, is de schadevergoeding beperkt tot maximaal éénmaal de door de deelnemer betaalde reissom, tenzij er sprake is van opzet of grove nalatigheid aan de zijde van Wild Trails.
17.4. Geen aansprakelijkheid voor indirecte schade
Wild Trails is niet verantwoordelijk voor gevolgschade, zoals gederfde winst, immateriële schade of schade aan persoonlijke bezittingen van de deelnemer.
17.5. Aansprakelijkheid bij gebruik van externe partijen
Wild Trails werkt soms samen met externe partners (bijv. lokale gidsen, chauffeurs, accommodatieverschaffers).
Wild Trails is niet aansprakelijk voor schade veroorzaakt door deze derden, tenzij er sprake is van grove nalatigheid in de keuze of instructie van de betreffende partij.
17.6. Overmacht, onvoorziene wijzigingen en kosten
Indien een reis wordt beïnvloed door overmacht, draagt Wild Trails geen verantwoordelijkheid voor eventuele extra kosten die hierdoor ontstaan. Overmacht kan onder meer bestaan uit stakingen, natuurrampen, extreme weersomstandigheden, politieke onrust, oorlog, epidemieën, pandemieën of andere situaties die buiten de invloedssfeer van Wild Trails liggen.
Wild Trails biedt alleen het reisarrangement aan en is niet verantwoordelijk voor kosten die buiten dit arrangement vallen, zoals vliegtickets en persoonlijke uitgaven. De deelnemer is zelf verantwoordelijk voor de volgende kosten die kunnen ontstaan als gevolg van overmacht:
Vliegtickets en vervoer naar de bestemming: Aangezien Wild Trails geen vluchten aanbiedt als onderdeel van het reisarrangement, is de deelnemer zelf verantwoordelijk voor alle kosten die verband houden met het annuleren of wijzigen van vliegtickets en ander vervoer van en naar de bestemming.
Alternatief vervoer: Indien de oorspronkelijke reisroute wordt aangepast of onderbroken, zijn extra vervoerskosten (bijvoorbeeld taxi’s, binnenlandse vluchten, busvervoer) voor rekening van de deelnemer.
Accommodatiekosten: Als de reis door overmacht wordt verlengd of gewijzigd en extra overnachtingen nodig zijn, zijn deze kosten voor de deelnemer.
Voedsel en overige uitgaven: Extra maaltijden en persoonlijke uitgaven als gevolg van een wijziging in de reis vallen onder de verantwoordelijkheid van de deelnemer.
Verzekeringskosten: Wild Trails adviseert deelnemers om een reisverzekering af te sluiten die dekking biedt bij overmachtssituaties zoals annuleringen, reisvertragingen of medische kosten.
Repatriëring: Wild Trails is niet verantwoordelijk voor kosten die ontstaan door vroegtijdige terugkeer als gevolg van overmacht. De deelnemer dient zelf zorg te dragen voor eventuele aanvullende regelingen en kosten.
Indien een reis door overmacht niet kan plaatsvinden en Wild Trails geen redelijk alternatief kan aanbieden, heeft de deelnemer recht op volledige terugbetaling van de reeds betaalde reissom. Dit geldt echter niet voor kosten die buiten het reisarrangement vallen, zoals vliegtickets en persoonlijke uitgaven, welke volledig voor rekening van de deelnemer blijven.
Wild Trails zal zich in geval van overmacht maximaal inspannen om een redelijke oplossing te vinden, zoals het aanpassen van de reisroute of het aanbieden van een alternatieve vertrekdatum. Indien de deelnemer een alternatief accepteert, vervalt het recht op terugbetaling van de reissom
18. Aansprakelijkheid van de deelnemer
18.1. Conditie en gezondheid
De deelnemer dient te beschikken over een goede fysieke en mentale conditie om deel te kunnen nemen aan de reis.
De deelnemer verklaart geen medische aandoeningen te hebben die deelname onveilig zouden maken. Eventuele gezondheidsproblemen dienen voorafgaand aan de reis schriftelijk aan Wild Trails te worden gemeld.
18.2. Eigen risico en naleving van instructies
De deelnemer onderneemt de reis volledig op eigen risico en erkent dat de door Wild Trails georganiseerde activiteiten risicovolle elementen bevatten, zoals ruig terrein, extreme weersomstandigheden, hoogteverschillen en mogelijk beperkte toegang tot medische zorg.
De deelnemer is verplicht te allen tijde de door Wild Trails en haar vertegenwoordigers gegeven veiligheidsinstructies op te volgen om de veiligheid van zichzelf en anderen te waarborgen.
18.3. Beperking van aansprakelijkheid bij overtreding van instructies
Wild Trails is niet aansprakelijk voor enige schade, gezondheidsproblemen, materiële schade of andere gevolgen indien:
De deelnemer de in lid 2 bedoelde veiligheidsinstructies niet naleeft.
De schade of het letsel het gevolg is van opzet, nalatigheid of ander onzorgvuldig gedrag van de deelnemer.
18.4. Verantwoordelijkheid voor schade en naleving van aanwijzingen
De deelnemer is verplicht alle door Wild Trails gegeven aanwijzingen op te volgen ter bevordering van een goed verloop van de reis.
De deelnemer is aansprakelijk voor alle schade die voortvloeit uit ongeoorloofd gedrag, nalatigheid of het niet opvolgen van instructies. Wild Trails behoudt zich het recht voor om dit te beoordelen naar de maatstaven van een correcte reiziger.
18.5. Naleving van lokale huisregels en wetgeving
De deelnemer is verplicht zich tijdens de reis te allen tijde te houden aan de huisregels van accommodaties en andere locaties waar hij/zij verblijft.
De deelnemer dient lokale wet- en regelgeving te respecteren en Wild Trails is niet verantwoordelijk voor eventuele consequenties als de deelnemer zich hier niet aan houdt.
18.6. Uitsluiting bij hinderlijk of gevaarlijk gedrag
Een deelnemer die hinder of overlast veroorzaakt en daardoor de uitvoering van de reis in sterke mate belemmert, kan door Wild Trails van verdere deelname worden uitgesloten.
Alle hieruit voortvloeiende kosten komen volledig voor rekening van de deelnemer.
Er vindt geen terugbetaling van de reissom plaats bij uitsluiting van deelname wegens wangedrag of het niet naleven van instructies.
18.7. Financiële verplichtingen van de deelnemer
De deelnemer is verplicht zelf zorg te dragen voor het voldoen aan alle betalingsverplichtingen ter plaatse, zoals ter plekke geboekte extra’s en persoonlijke uitgaven.
Wild Trails is niet verantwoordelijk voor kosten die deelnemers lokaal maken buiten de overeengekomen reisprijs.
18.8. Gezondheids- en veiligheidsmaatregelen
Deelnemers zijn verplicht om alle gezondheids- en veiligheidsinstructies van Wild Trails of haar vertegenwoordigers op te volgen. Dit omvat:
Het naleven van lokale gezondheidsvoorschriften en adviezen.
Het respecteren van specifieke veiligheidsmaatregelen tijdens avontuurlijke activiteiten.
18.9. Respectvol gedrag en groepsdynamiek
Alle deelnemers dienen zich respectvol en hoffelijk te gedragen tegenover:
Andere groepsleden.
De lokale bevolking.
De natuur en het milieu.
Wild Trails verwacht dat deelnemers actief bijdragen aan een positieve groepsdynamiek.
Gedrag dat door Wild Trails als storend, ongepast of schadelijk wordt beschouwd, kan leiden tot uitsluiting van verdere deelname zonder recht op restitutie.
18.10. Reisverzekering en medische kosten
De deelnemer is verplicht een geldige reisverzekering af te sluiten die dekking biedt voor:
Ongevallen en medische kosten.
Reddingsoperaties en repatriëring.
Avontuurlijke activiteiten zoals hikes en 4x4-trails.
Wild Trails is niet verantwoordelijk voor medische kosten, evacuaties of andere financiële gevolgen van ongelukken tijdens de reis.
18.11. Vrijwaringsverklaring en aansprakelijkheid bij deelname
Voor deelname aan de reis dient de deelnemer een vrijwaringsverklaring (liability waiver) te ondertekenen waarin wordt erkend dat deelname op eigen risico is en dat Wild Trails niet aansprakelijk wordt gesteld voor bepaalde risico’s.
Zonder ondertekening van deze verklaring kan deelname worden geweigerd zonder recht op restitutie.
19. Klachten
Ondanks alle pogingen van Wild Trails om het de deelnemer zo goed mogelijk naar de zin te maken, is het mogelijk dat iemand een gerechtvaardigde klacht meent te hebben. Deze klacht dient in eerste instantie op het moment waarop de klacht ontstaat bij Wild Trails of haar vertegenwoordiger ter plaatse te worden gemeld. Wij zullen altijd proberen ter plaatse de klacht op te lossen. Als de klacht niet bevredigend wordt behandeld, moet deze uiterlijk binnen 1 maand na afloop van de reis schriftelijk en gemotiveerd worden ingediend bij: Wild Trails, per e-mail op info@wild-trails.org. Klachten die niet eerst ter plaatse zijn voorgelegd aan de reisleiding/vertegenwoordiger van Wild Trails of gedurende de reis zijn gemeld worden niet in behandeling genomen.
20. Onvoorziene gevallen
In gevallen waarin deze algemene voorwaarden niet voorzien, beslist de directie van Wild Trails, rekening houdend met ter plaatse geldend recht en gebruiken en redelijkheid en billijkheid hanterend.
21. Duurzaam reizen
Wild Trails is toegewijd aan duurzaam en verantwoordelijk reizen. We streven ernaar de ecologische voetafdruk van onze activiteiten te minimaliseren en werken samen met lokale gemeenschappen en partners om milieubewustzijn en -bescherming te bevorderen. Deelnemers worden aangemoedigd om deze principes te ondersteunen door respectvol om te gaan met natuurlijke hulpbronnen en culturele erfgoederen.22. Noodprocedures
In geval van een ernstig incident of noodtoestand, heeft Wild Trails een noodplan dat onmiddellijk in werking treedt. Dit plan omvat communicatieprotocollen met lokale autoriteiten, evacuatieroutes en eerstehulpverlening. Deelnemers zullen bij aanvang van de reis instructies ontvangen over hoe te handelen in een noodsituatie.23. Gebruik van beeldmateriaal
Tijdens onze reizen kunnen foto's en video's worden gemaakt door reisleiders of andere deelnemers die mogelijk gebruikt worden voor marketingdoeleinden. Deelnemers geven Wild Trails toestemming om deze beelden te gebruiken, tenzij vooraf anders is aangegeven. Deelnemers die geen toestemming geven, dienen dit duidelijk te maken bij aanvang van de reis.24. Toepasselijk recht
Op de algemene voorwaarden en op de reisovereenkomst en de gevolgen ervan is Nederlands recht van toepassing. Geschillen die uit de reisovereenkomst voortvloeien of ermee samenhangen zullen worden voorgelegd aan de bevoegde Nederlandse rechtbank.
General terms & conditions Wild Trails – Season 2025
General Terms and Conditions Wild Trails – 2025 Season
2025 is considered the pilot year for Wild Trails. During this year, certain trips, activities, and services will be conducted and evaluated for the first time. Participants are invited to actively engage in this process by sharing their experiences and suggestions, contributing to the optimization of our travel experiences. Please note that, while we aim for high quality and satisfaction, adjustments and changes may occur during this pilot year to improve our services.
1. Definitions
Wild Trails: Wild Trails, the travel organization that, in the course of its business, offers pre-organized, adventurous trips to the public or groups under its own name, based in Tbilisi, Georgia.
Participant: The individual who has booked a trip with Wild Trails, the person on whose behalf a trip has been booked, or the individual who has replaced a previous participant.
Registrant: The individual who has booked the trip with Wild Trails on behalf of multiple participants.
Trip: A pre-organized trip offered by Wild Trails that includes at least an overnight stay or a period of more than 24 hours, as well as at least two of the following components: guide, transportation, accommodation, and another service unrelated to transportation or accommodation that constitutes a significant part of the trip.
Travel Agreement: The commitment between Wild Trails and the participant, where Wild Trails agrees to provide a trip it offers.
Business Days: Monday to Friday, excluding recognized Dutch public holidays.
2. General Conditions
These general terms and conditions apply to every participant in Wild Trails trips. Each participant must agree to these terms and conditions when booking. Deviations from these terms and conditions are only valid if confirmed in writing by Wild Trails.
3. Formation and Compliance
3.1. The travel agreement is formed when the participant accepts the offer from Wild Trails. After the agreement is formed, the participant will receive confirmation via email, potentially in the form of an invoice.
3.2. Bookings made by the participant via email, online, or telephone are binding. The so-called "cooling-off period" mentioned in the Dutch Distance Selling Act does not apply to package travel agreements.
3.3. The participant must provide Wild Trails with all information about themselves and the participants they register that may be relevant to the agreement or its execution, no later than the time of entering into the travel agreement. This includes details about any health conditions or group composition that may affect the trip. If the participant fails to fulfill this obligation, Wild Trails reserves the right to exclude them from the trip as outlined in Section 18, and any costs incurred will be charged to the participant.
3.4. Wild Trails assumes that the participant is sufficiently capable of taking part in the trip/program. Participation is entirely the participant's responsibility. By booking the trip, the participant confirms that neither they nor anyone in their group has any pre-existing medical conditions or limitations that would prevent or hinder participation. Wild Trails should be informed at least 14 days before departure of any new physical or mental conditions arising after the booking.
3.5. All travelers in the group must be at least 18 years old. If minors are traveling without parents or legal guardians, they must have the required documents, including a declaration that Wild Trails is not liable for incidents or behaviors attributable to the minor. Minors traveling with parents or legal guardians remain the full responsibility of their parents or guardians.
3.6. The person booking on behalf of others (the registrant) is jointly and severally liable for all obligations arising from the agreement.
3.7. All correspondence (including payments) between participants and Wild Trails will be conducted exclusively through the registrant. Other participants are individually responsible for their share.
3.8. If the agreed trip is included in a Wild Trails publication, the details in that publication form part of the agreement.
3.9. Obvious errors and mistakes do not bind Wild Trails. These include errors that, from the perspective of a reasonable participant, are immediately recognizable as such.
3.10. If transportation is included, the trip and accommodation duration are counted in full days, including the departure and return days, regardless of the time of departure or arrival.
3.11. Wild Trails is not responsible for general information in photos, brochures, advertisements, websites, or other materials provided by third parties.
3.12. Wild Trails reserves the right to cancel a trip if the minimum number of participants required for the trip's economic feasibility is not met. This minimum is specified in each trip description on our website. If a trip is canceled for this reason, Wild Trails will notify participants at least 21 days before the departure date. Participants can choose to transfer to another trip or date or receive a full refund of the trip cost.
4. Correspondence
All correspondence between Wild Trails and the participant, such as booking confirmations and travel documents, is conducted via email to the address provided during booking. The participant is fully responsible for ensuring that emails are received by correctly setting up spam filters. Wild Trails cannot be held responsible for non-receipt of emails if it can demonstrate that the email was sent.
5. Activities
5.1. If Wild Trails cannot provide an activity or element included in the trip price, a comparable alternative will be offered. Exceptions include activities canceled due to safety concerns, adverse weather, or emergencies such as earthquakes, floods, or terrorist actions.
5.2. Participants are responsible for arriving on time at the designated locations for activities. Missing or being late for an activity is not grounds for a refund.
5.3. Activities not organized by Wild Trails are entirely outside the responsibility and liability of Wild Trails.
5.4. Risk Warning: Participants must acknowledge and accept the inherent risks associated with the adventurous activities included in our trips, such as hiking, camping, and off-road driving. These activities may involve exposure to potentially hazardous situations that could result in serious injury. Wild Trails will provide all necessary information and training to minimize these risks, but some level of risk remains.
6. Price and Trip Costs
6.1. All prices in publications are per person and include VAT unless stated otherwise. Details of what is included are explicitly listed for each trip.
6.2. Published prices are based on rates, exchange rates, taxes, and fees known to Wild Trails at the time of publication.
6.3. If taxes or fees increase significantly or transportation costs rise dramatically, Wild Trails may increase the trip cost up to 20 days before departure.
6.4. Participants have the right to reject the price increase by notifying Wild Trails within three working days of the price adjustment. Wild Trails may then cancel the trip for the participant and refund all payments made.
6.5. If no response is received within three working days, the participant is considered to have accepted the price increase.
6.6. Each trip description specifies what is and is not included in the price, such as transportation, accommodation, meals, guide services, and entry fees. Extras such as personal expenses, tips, and optional activities are generally not included unless explicitly stated.
7. Accommodation
7.1. Participants will stay in accommodations or campsites as described in the trip details on the Wild Trails website.
7.2. Participants are required to follow all rules and regulations applicable at the accommodations or campsites. These will be communicated by Wild Trails.
7.3. If unforeseen circumstances make the reserved accommodation unavailable, an equivalent alternative will be arranged at no additional cost to the participant.
7.4. Accommodations vary depending on the trip and may include hotels, guesthouses, campsites, and mountain huts. Some locations may offer basic amenities that differ from urban standards. Wild Trails ensures that all accommodations meet local safety standards.
8. Payment
8.1. The deposit for the trip is €500 per person, payable immediately upon receiving the booking confirmation or within five working days at the latest. The deposit secures your spot on the trip.
8.2. The remaining balance is determined based on the final group size and must be paid no later than six weeks before the trip’s start.
8.3. For bookings made less than six weeks before the trip’s start, the full trip cost must be paid within 48 hours of booking.
8.4. Group discounts may be available for larger groups. Contact Wild Trails for a custom quote.
8.5. Participants are fully responsible for ensuring that payments are made to Wild Trails on time. If the deposit or balance is not received by the deadline, Wild Trails will issue a payment reminder. If payment is not made within 48 hours of the reminder, the travel agreement will be canceled, and cancellation fees will apply according to the cancellation terms.
9. On-Site Extras
All extras booked on-site, such as additional food or personal expenses at accommodations, must be paid for locally. Payment afterward is not possible.
10. Travel Documents
10.1. Each participant must have a valid passport. The passport must be valid for at least 3 or, in some cases, 6 months after returning to the home country (e.g., Belgium or the Netherlands).
10.2. Participants are responsible for complying with destination-specific requirements, such as visas, vaccination certificates, or driving licenses. Wild Trails will provide this information upon booking confirmation. Failure to meet these requirements is entirely the participant’s responsibility.
10.3. Participants are fully responsible for ensuring they have the correct travel documents.
11. Insurance
11.1. Each participant is responsible for obtaining travel and/or cancellation insurance.
11.2. Participants are fully responsible for verifying the coverage of their insurance policies.
11.3. Any costs resulting from the absence of travel and cancellation insurance are entirely the participant's responsibility.
11.4. We strongly recommend purchasing insurance that specifically covers adventurous activities, including medical evacuation and high medical costs in remote areas.
12. Travel Documents
Participants will receive all necessary travel information no later than 15 days before departure. If the booking is made for multiple individuals, the travel documents will be sent to the registrant. For bookings made within 15 days of departure, travel documents will be sent after Wild Trails has received the full payment.
If payment is received too late for timely delivery of travel documents, any resulting consequences are entirely the participant's responsibility.
13. Cancellation and Rebooking by the Participant
13.1. Cancellations must be made via email, with the email date serving as the cancellation date. Other forms of cancellation will not be accepted. Wild Trails will confirm receipt of the cancellation within 48 hours; if no confirmation is received, participants should assume the cancellation has not been received.
13.2. Participants are responsible for ensuring that their cancellation is received by Wild Trails. Wild Trails cannot be held liable for cancellations not received by email.
13.3. Cancellations are not free of charge after booking. Cancellation fees are as follows:
Up to 12 weeks before the trip: 25% of the trip cost or the minimum deposit.
Up to 8 weeks before the trip: 50% of the trip cost.
Up to 4 weeks before the trip: 75% of the trip cost.
From 28 days before departure: 100% of the trip cost.
13.4. Rebooking to another trip is only possible in consultation with Wild Trails. Additional costs for rebooking and any price differences will be charged.
13.5. In cases of cancellation due to illness or personal emergencies, participants may request to transfer the booking to another person (see Article 15: Substitution) or receive partial refunds, depending on the possibility of filling the vacant spot.
14. Force Majeure
14.1. No Liability for Costs Due to Force Majeure
Wild Trails is not obligated to compensate any costs resulting from force majeure. This applies both to force majeure occurring before the start of the trip (which prevents the trip from taking place) and to force majeure arising during the trip (which requires adjustments to or interruption of the itinerary). Wild Trails will make every effort to provide a suitable solution in such situations but cannot guarantee that an alternative arrangement will be possible.
14.2. Definition of Force Majeure
Force majeure refers to unforeseeable circumstances beyond the control of the party invoking it, the consequences of which could not have been avoided despite all reasonable precautions. This includes, but is not limited to:
Strikes
Traffic disruptions
Adverse weather conditions
Technical failures
(Threat of) terrorism
Political unrest
Armed conflicts
Civil disturbances, riots, or protests
Natural disasters
Epidemics and pandemics
Any other circumstances that may jeopardize the safe execution of the trip.
14.3. Wild Trails' Efforts and Cost Responsibility
If a trip is affected by force majeure, Wild Trails will make every reasonable effort to find a suitable solution. This may include adjusting the travel itinerary, offering an alternative departure date, or implementing other appropriate measures. If Wild Trails is unable to offer a reasonable alternative, the participant is entitled to a full refund of the amount paid for the trip. However, this does not apply to costs outside the travel package, such as flights, insurance, and personal expenses, which remain entirely the participant’s responsibility. Any additional costs incurred due to force majeure, such as alternative transportation expenses, extra accommodation costs, or personal expenses, are the responsibility of the participant. See Article 17.6 for a full explanation of cost responsibility in case of force majeure
15. Substitution
15.1. Participants may transfer their booking to another person before the trip begins, provided the following conditions are met:
The substitute meets all requirements of the agreement.
The request is submitted at least 7 working days before departure, or earlier if additional formalities are required.
The conditions of service providers involved in the trip do not prevent the substitution.
15.2. The registrant, the original participant, and the substitute are jointly and severally liable for the payment of any remaining trip costs and any additional expenses caused by the substitution.
16. Changes by Wild Trails
16.1. Wild Trails reserves the right to modify the travel agreement significantly in case of compelling circumstances, which will be communicated to the participant.
16.2. If the participant wishes to cancel the trip due to the modification, they may do so free of charge. The cancellation must be communicated to Wild Trails within three working days of receiving the modification notice.
16.3. If no response is received within three working days, Wild Trails will consider the modification accepted.
16.4. Minor modifications to the travel agreement may also be made and will be communicated to the participant.
16.5. Causes described in Article 5 (Activities) are excluded from this clause.
16.6. Wild Trails reserves the right to adjust itineraries in response to unforeseen circumstances or opportunities that may enhance the travel experience. Such adjustments are made with participants' interests in mind and will not reduce the quality or value of the trip.
17. Liability of Wild Trails
17.1. Responsibility for the execution of the trip
Wild Trails is responsible for the proper execution of the travel agreement as agreed with the participant.
Wild Trails is obligated to organize and execute the trip with due care, but cannot guarantee that no unforeseen circumstances will arise.
17.2. Limitation of liability
Wild Trails is not liable for any damage or loss resulting from:
Acts or omissions of the participant, such as failure to follow instructions, engaging in risky behavior, or insufficient preparation for the trip.
Acts or omissions of third parties not directly involved in the execution of the travel agreement.
Unforeseen or unavoidable circumstances, including:
Extreme weather conditions, natural disasters, or force majeure events.
Political unrest, strikes, or government-imposed travel restrictions.
Mechanical failures or other technical issues with transport beyond Wild Trails' control.
17.3. Maximum compensation for damages
If Wild Trails is held liable, compensation for damages is limited to a maximum of one time the amount paid by the participant for the trip, unless there is intent or gross negligence on the part of Wild Trails.
17.4. No liability for indirect damage
Wild Trails is not responsible for consequential damage, such as lost profits, emotional distress, or damage to personal belongings of the participant.
17.5. Liability for external service providers
Wild Trails may collaborate with external providers (e.g., local guides, drivers, accommodation providers).
Wild Trails is not liable for damages caused by these third parties unless there is gross negligence in the selection or instruction of the involved party.
17.6 Force Majeure and Cost Responsibility
If a trip is affected by force majeure, Wild Trails is not responsible for any additional costs incurred as a result. Force majeure may include, but is not limited to, strikes, natural disasters, extreme weather conditions, political unrest, war, epidemics, pandemics, or other circumstances beyond Wild Trails' control.
Wild Trails only provides the travel package and is not responsible for costs outside this arrangement, such as flights and personal expenses. The participant is solely responsible for the following costs that may arise due to force majeure:
Flights and transportation to the destination: Since Wild Trails does not offer flights as part of its travel package, the participant is solely responsible for all costs related to the cancellation or modification of flights and other transportation to and from the destination.
Alternative transportation: If the original travel itinerary is modified or interrupted, any additional transportation costs (such as taxis, domestic flights, or bus transport) are the responsibility of the participant.
Accommodation costs: If the trip is extended or altered due to force majeure and additional overnight stays are required, these costs must be covered by the participant.
Food and other expenses: Any extra meals and personal expenses resulting from changes to the trip fall under the participant’s responsibility.
Insurance costs: Wild Trails strongly advises participants to take out travel insurance that covers force majeure situations, including trip cancellations, travel delays, or medical expenses.
Repatriation: Wild Trails is not responsible for any costs incurred due to an early return as a result of force majeure. The participant must arrange and bear the cost of any necessary alternative arrangements.
If a trip cannot take place due to force majeure and Wild Trails is unable to offer a reasonable alternative, the participant is entitled to a full refund of the amount paid for the trip. However, this does not apply to costs outside the travel package, such as flights and personal expenses, which remain entirely the participant's responsibility.
In the event of force majeure, Wild Trails will make every reasonable effort to find a suitable solution, such as adjusting the travel itinerary or offering an alternative departure date. If the participant accepts an alternative, the right to a refund of the trip price is forfeited.
18. Participant Liability
18.1. Physical condition and health
Participants must be in good physical and mental condition to take part in the trip.
Participants confirm that they have no medical conditions that could make participation unsafe. Any health concerns must be disclosed to Wild Trails before departure.
18.2. Assumption of risk and compliance with instructions
The participant takes part in the trip at their own risk and acknowledges that Wild Trails' activities involve inherent risks, including rough terrain, extreme weather, altitude differences, and limited access to medical care.
The participant must always follow safety instructions given by Wild Trails and its representatives to ensure their own and others’ safety.
18.3. Limitation of liability for non-compliance with instructions
Wild Trails is not liable for any damage, health problems, material loss, or other consequences if:
The participant does not follow the safety instructions mentioned in section 18.2.
The damage or injury is caused by intentional misconduct, negligence, or other careless behavior by the participant.
18.4. Responsibility for damages and compliance with guidelines
The participant is required to follow all guidelines given by Wild Trails to ensure a smooth execution of the trip.
The participant is liable for any damage caused by unauthorized actions, negligence, or failure to follow instructions. Wild Trails reserves the right to assess this based on the standards of a responsible traveler.
18.5. Compliance with local regulations and accommodation rules
The participant must always adhere to the house rules of accommodations and locations where they stay.
The participant must respect local laws and regulations, and Wild Trails is not responsible for any consequences if the participant fails to do so.
18.6. Exclusion for disruptive or dangerous behavior
Any participant who causes disturbance or creates significant difficulties for the execution of the trip may be excluded from further participation by Wild Trails.
All costs arising from such exclusion are the sole responsibility of the participant.
No refund will be given in the case of exclusion due to misconduct or failure to follow instructions.
18.7. Financial obligations of the participant
The participant is responsible for covering all personal expenses, such as additional services booked on-site and other costs outside the agreed travel price.
Wild Trails is not responsible for any locally incurred costs outside of the agreed trip.
18.8. Health and safety regulations
Participants are required to comply with all health and safety instructions provided by Wild Trails or its representatives. This includes:
Adhering to local health guidelines and regulations.
Following specific safety recommendations designed to ensure the participant’s personal safety.
18.9. Respectful behavior and group dynamics
Participants must always behave respectfully and courteously toward:
Other group members.
Local communities.
The natural environment.
Wild Trails expects participants to actively contribute to a positive group dynamic.
Behavior that Wild Trails deems disruptive, inappropriate, or harmful may lead to exclusion from further participation without the right to a refund.
18.10. Travel Insurance and Medical Costs
The participant is required to have valid travel insurance covering:
Accidents and medical expenses.
Rescue operations and repatriation.
Adventure activities such as hikes and 4x4 trails.
Wild Trails is not responsible for medical costs, evacuations, or other financial consequences of accidents during the trip.
18.11. Liability Waiver and Assumption of Risk
To participate in the trip, the participant must sign a liability waiver, acknowledging that participation is at their own risk and that Wild Trails cannot be held liable for certain risks.
If the liability waiver is not signed, participation may be denied without the right to a refund.
19. Complaints
If a participant believes they have a justified complaint, they must initially report it to Wild Trails or its on-site representative as soon as the issue arises. Wild Trails will make every effort to resolve the complaint locally.
If the complaint cannot be resolved satisfactorily on-site, it must be submitted in writing, with full details, to info@wild-trails.org within one month after the trip ends. Complaints that were not first reported during the trip will not be considered.
20. Unforeseen Situations
In cases not covered by these terms and conditions, decisions will be made by Wild Trails management, taking into account local laws, customs, and principles of fairness and reasonableness.
21. Sustainable Travel
Wild Trails is committed to sustainable and responsible travel. We strive to minimize the environmental impact of our activities and work with local communities and partners to promote environmental awareness and conservation. Participants are encouraged to support these principles by respecting natural resources and cultural heritage.
22. Emergency Procedures
In the event of a serious incident or emergency, Wild Trails has a response plan in place. This includes communication protocols with local authorities, evacuation routes, and first aid measures. Participants will receive instructions on how to act in an emergency at the start of the trip.
23. Use of Media
During the trip, photos and videos may be taken by guides or other participants for marketing purposes. Participants grant Wild Trails permission to use this material unless they explicitly opt out before the trip begins. Those who do not grant permission must inform Wild Trails in advance.
24. Applicable Law
These terms and conditions, as well as the travel agreement and any consequences thereof, are governed by Dutch law. Disputes arising from or related to the travel agreement will be submitted to the competent Dutch court.